Nieuwsbrief april 2011
Hoe waterdicht is uw ICT-beleid?
ICT is niet meer weg te denken uit het bedrijfsleven. Veel van uw medewerkers hebben de beschikking over e-mail en internet. Dat dit echter alleen zakelijk wordt gebruikt is een illusie. Maar vindt u het wel goed dat uw medewerkers voor privé doeleinden gebruik maken van uw systemen? En zo ja, hoeveel dan? En zo niet, wat kunt u daar dan aan doen?
Gebruik e-mail en internetfacitliteiten
Vaak denken ondernemingen dat het privégebruik van e-mail- en internetfaciliteiten nog wel meevalt. Toch blijkt dat tijdens werktijd veel privé mailwisseling plaatsvindt, internet wordt geraadpleegd, medewerkers met anderen communiceren via Twitter, MSN, chatprogramma’s etc. Daarbij is het bijna onontkoombaar dat er bijvoorbeeld berichten via uw e-mailsysteem worden verspreid, waar u uw bedrijfsnaam niet aan verbonden wilt hebben. Of dat er internetsites worden geraadpleegd waarmee u niet geassocieerd wilt worden. Nog allemaal los van het feit dat veelvuldige privégebruik ten koste gaat van werktijd.
Controle en maatregelen
Nu is het redelijk gemakkelijk om het privégebruik van uw computersystemen op gebruikersniveau te controleren. Uw systeembeheerder heeft daar volledig inzicht in. En als u dan misbruik constateert kunt u dus met bewijzen in de hand maatregelen nemen….. denkt u wellicht. Maar zo eenvoudig is het helaas niet!
Allereerst wordt het vanuit de wet- en regelgeving als redelijk gezien dat u als werkgever een beperkt privégebruik van e-mail- en internetfaciliteiten toelaat. Waartoe de e-mail- en internetfaciliteiten privé worden gebruikt, ligt in de persoonlijke levenssfeer van de werknemer. U kunt niet zomaar “meekijken” naar het e-mail- en internetgebruik van de werknemer. Zou u dan ook in een eventuele ontslagzaak misbruik van e-mail of internet als argument aanvoeren, dan kan dit van tafel worden geveegd als u die informatie onrechtmatig hebt verkregen. En vervolgens raakt u die medewerker niet kwijt, die toch duidelijk misbruik heeft gemaakt van uw systemen en meer met internet bezig was dan met werken.
Wat kunt u doen
Wilt u controle over het gebruik van uw e-mail- en internetfaciliteiten en misbruik goed kunnen aanpakken, dan moet u aan een aantal voorwaarden voldoen.
- Stel een duidelijk protocol op waarin vastligt wat men wel en niet mag met uw e-mail- en internetfaciliteiten.
- Leg ook vast dat uitsluitend een beperkt gebruik ervan voor privédoeleinden is toegestaan.
- Wees zo uitputtend mogelijk over wat niet is toegestaan. Denk aan e-mail of internetsites die seksueel getint, racistisch, discriminerend of beledigend zijn. Of mails met bijlagen in de vorm van films of muziekfiles, etc.
- Neem op dat er controle plaatsvindt en dat de werknemer hiervan op de hoogte is.
- Vermeld duidelijk wat de gevolgen van misbruik zijn voor de medewerker.
- Maak het ICT-protocol onderdeel van de arbeidsovereenkomst. Neem het op in uw standaardcontract, waarin dan ook is vermeld dat de medewerker dit protocol heft ontvangen en ermee instemt. Medewerkers die al in dienst zijn kunt u separaat een dergelijke verklaring laten ondertekenen.
Meer weten? Wij komen het u graag persoonlijk toelichten.
Werkt binden en boeien wel in tijden van schaarste?
Na een periode van recessie is de economie zich aan het herstellen en komt het vraagstuk van de vergrijzing op de arbeidsmarkt weer op de agenda. De essentie: de komende jaren zal de uitstroom uit de arbeidsmarkt een veelvoud zijn van de instroom. Het beschikbare arbeidspotentieel neemt dus af en dat zal structureel zijn. Werkgevers denken weer meer na over het binden en boeien van medewerkers. Maar gaat dat wel werken?
Binden en boeien niet alleen maar positief
We kennen het thema van binden en boeien al jaren. Vooral in tijden waarin het moeilijk is goed gekwalificeerde mensen te krijgen lijkt het thema dé oplossing voor het probleem. En als u een fantastische werkgever bent, met prachtige arbeidsvoorwaarden, volop ontwikkelmogelijkheden en kansen voor medewerkers zou dat ook best het geval kunnen zijn. Hebt u ook nog eens een open en informele bedrijfscultuur en opereert u in een aantrekkelijke branche dan bent u nog beter in staat medewerkers te binden en boeien.
Maar er zit ook een heel andere kant aan. Je zou “binden” ook kunnen uitleggen als “vastbinden” en boeien als “in de boeien slaan”. Misschien wat ver gezocht, maar het benadrukt wel dat er een andere kant aan het thema zit: wil de nieuwe generatie werknemers zich wel laten binden en boeien?
Het gras is bij de buurman altijd groener
Hoe goed u het met uw bedrijf ook doet: er is altijd wel een werkgever die het nog beter doet. Dus als we nu maar flink bezig bliven op traditionele wijze mensen (en dan vooral jongeren) te binden en boeien, gaan uiteindelijk de meest aantrekkelijke werkgeverers de beste mensen krijgen. Want in essentie zou je kunnen zeggen dat mensen fundamenteel streven naar vrijheid en zij zich dus niet willen láten binden en boeien (in de negatieve zin van het woord). Er zal dus altijd beweging op de arbeidsmarkt blijven omdat mensen altijd wel verwachten zich bij een nieuwe werkgever te kunnen verbeteren: het gras bij de buurman is altijd groener.
En verder: als bedrijven tegen elkaar blijven opbieden met arbeidsvoorwaarden, zal dat ook nog eens een opwaartse druk op ons nationale salarisgebouw kunnen hebben. En dan zullen de “groten” het waarschijnlijk winnen van de “kleintjes” en kun je je afvragen hoe slim we -macro economisch gezien- bezig zijn.
Andere denkrichtingen
Hoe je het ook bekijkt: het is met het oog op de vergrijzing uiterst relevant na te denken over beschikbare arbeid: hoe ziet uw personeelsbestand er over vijf jaar uit, wie zijn uw concurrenten op de arbeidsmarkt waar schaarste heerst, hoe gaat u arbeid organiseren en hoe vindt u daar dan op het juiste moment in de tijd de juiste mensen voor. Antwoorden op dit soort vragen gaat erg relevant worden, ook wanneer u een jong personeelsbestand hebt. Die jongere medewerkers zult u immers ook niet langdurig aan u kunnen binden als zij zien dat ze gewild zijn op de arbeidsmarkt. Maar wat moet u dan wel doen?
Een aantal tips
- Maak een strategische personeelsplanning; wat kunt u redelijkerwijs aan verloop verwachten.
- Maak een inschatting van de ontwikkeling van de personeelsomvang van uw bedrijf in de komende jaren.
- Denk na over wie uw concurrenten zijn op de arbeidsmarkt; kijk wat zij goed doen en wat juist niet.
- Laat het idee los dat u het vooral van jongeren moet hebben. Denk in een breder perspectief en investeer middels opleiding en scholing vooral ook in de oudere werknemer, zodat deze niet achterblijft qua kennis en kunde.
- Kijk waar u verder kunt automatiseren.
- Denk na over de organisatie van arbeid in uw onderneming, maar ook bijvoorbeeld in uw branche. Kunt u met anderen (misschien zelfs wel uw concurrent) samenwerken om mensen uit te wisselen, samen flexibele arbeidskrachten aan u te binden, etc.
- Denk ook na over alternatieve instroom: voor welke functies is het mogelijk om zelf mensen op te leiden; ook hier is het vooral weer van belang te kijken naar mogelijkheden van samenwerking met andere ondernemingen.
U ziet: dé oplossing voor het probleem van de vergrijzing bestaat niet. Wat ons betreft geldt: “bezint voordat u bindt”. Kijk dus ook goed naar alle alternatieven die te bedenken zijn als oplossing voor het probleem van de op ons afkomende krapte op de arbeidsmarkt.